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ワーク・ライフバランス基本データ解説

今こそテレワークを! 在宅勤務を成功させるポイントとは?

2020年3月31日

新型コロナウィルスの影響により、多くの組織で在宅勤務が広がっています。これまで「制度としては設計してあるが利用者がいない」という風土を持っていたところでも、在宅勤務制度を活用せざるを得ない状況になっています。この記事では、臨時的であっても在宅勤務をするときに役立つ工夫をご紹介します。

※日常的なテレワークの実例として、弊社社員の働き方をご紹介しています。あわせてご一読ください。
『何が必要? 成功させるポイントは?「いつでも誰でも、テレワーク」──弊社社員が実践する新しい働き方』


「お互いに仕事が見えない」という不安との戦い

「目の前に部下がいないため、本当はサボっているじゃないかと不安になる」という管理職がいらっしゃれば、「上司は私のことをサボっていると思っているかもしれない」という部下もいらっしゃいます。

ここで、管理職の方にあらためて考えてみていただきのです。目の前に部下が座っていれば、それだけで「仕事をしている」と思っておられますか? 姿が見えればそれでよいのでしょうか?

「本当はサボっているかも」「サボっていると思われているかも」という不安の解消に必要なことは、1日の仕事の予定を可視化することです。

これまでも、共有化されたスケジューラーには、会議や打ち合わせの予定は入っていたはず。そこに「資料作成」や「お客様への電話」といった予定も入れていくという方法です。さらに「今日の優先順位」を朝の段階でチームメンバーに共有しておくと(チャットなどでもよいでしょう)相互にもっと安心した状態で仕事に集中することができます。

仲間が目の前に座っているときには、相手の忙しさを読み取り「ねえ、松久さんちょっといい?」と声をかけるタイミングを見計らうことができました。在宅勤務ではその仲間が、目には見えないどこかの場所で仕事をしている状態です。いま、この瞬間、何をしているのか。共有化されたスケジューラーに少しだけ詳細を入れるだけで、“声をかける”タイミングを見ることができ「本当に仕事してるの?」の不安も解消できるのです。

※弊社のサービス「朝メール.com」を利用するというのも1つの解決方法です。

初めてのウェブ会議。難しく感じる理由は「顔が見えないから」ではない!

日本のビジネスパーソンは、1週間で約8時間を社内会議に使っているという調査があります。在宅勤務が広がると、それらの会議はすべて「ウェブ会議」となります。
※同様に社外の会議もウェブ会議にシフトしている、という企業・組織も増えています。

日頃からウェブ会議を活用していた人たちを除くと、新型コロナウウィルスの影響を受けて急きょスタートした今回の在宅勤務では「ウェブ会議はなかなかやりにくい」という感想も伺います。その結果、「やっぱり顔を見て話した方がいんじゃないか」という結論を出される方もいらっしゃいますが、ウェブ会議をやりにくいと感じる理由は決して「表情が読み取りづらいから」ではありません。

本当の理由は、日頃の会議の良くないところが顕在化しただけだと言えます。これまでの会議は「目の前にいる相手との会議であったため、何とかなっていただけ」なのです(あるいは相手は「何とかなっていないこと」に薄々気がついていたかもしれません)。

対面の会議にもウェブ会議にも役立つ、成功のための“お作法”

以下に、ウェブ会議における“お作法”を一覧表にまとめてご紹介します。これは対面での会議や打ち合わせでも留意すべき事項です。もっとよい会議のために、ずっと心得ておかれることをおすすめします。

ウェブ会議を成功させる“お作法”

①時間通りに入室する
②話していない人はマイクをミュートにする
③反応を大きく示す(例:うなずく、OKサインを送る、質問をする、感想を述べる)
④議論を可視化する(例:オンライン上のホワイトボード等に記入する)
⑤相手の意見に傾聴する(一方的な話をしない)
⑥結論をまとめ、議論を振り返る

①は対面の会議でも「当たり前」のことですが、意外と守られていないのではないでしょうか。②ミュートにするというのは「隣の人とコソコソ話をしない」「議論を逸脱させない」というお作法であり、④議論の可視化は、いわゆる“空中線”となり決定事項が次々に揮発していく(=誰も何が決まったのか覚えていない or 人によって決定事項の認識が異なる)状態を避けるために有効です。

在宅勤務を通じて日々の仕事の可視化・共有化を推進すること、ウェブ会議における“お作法”を心得て、通常の打ち合わせや会議の生産性の高いものにすること。今回の新型コロナウィルスへの対応を通じ、新しく、よりよい働き方を模索するきっかけにしていくことも、みなさまの職場でできる対処の1つであると考えます。

解説:松久晃士