【1】オンライン会議のメリット 〜移動もコストも時間も節約

苦手意識を持たれがちなオンライン会議ですが、それは単に「不慣れだから」「正しいやり方を知らないから」。正しいやり方に慣れてしまえば、メリットしかないくらいです。

【2】弊社も活用しているおすすめツール　

弊社の場合、会議システムは社内／社外で使い分けています。社内はスケジューラーからワンクリックで集合できるGoogle Meetを、社外の方とは機能の充実したZoomなどを活用します。

こういった会議システムのほかに、弊社の全社員が活用し、クライアント企業にもおすすめしているのが「朝メール.com」です。また、オンライン会議の需要が増したことを受けて、「カエル会議オンライン」もリリースしました。こうしたツールを活用すればオンライン会議がスムーズに進むのはもちろん、仕事が効率化し、多様な働き方ができるようになります。

在宅ワーク中は、お互いの仕事が見えない不安感やコミュニケーション不足によって、業務の効率低下や不安定な精神状況を招きがち。それが続けばオンライン会議で最大の結果を得ることも難しくなります。
弊社は全員のスケジュール管理にGoogle Calendarを利用しており、作業予定なども含め、毎日のお互いの仕事が見える化されています。さてどんな工夫が見えてくるでしょうか、コンサルタント吉田の1日をちょっと覗き見してみましょう！

【3】オンライン活用法 〜コンサルタント吉田のある１日

● 朝一番、「朝メール」で一日の仕事の組み立てをチームに共有。昨日あったことをコメントするとメンバーからイジられて（笑）、楽しく一日が始まります。

● クライアントからお問い合せメールがあったので、すぐにチャットでメンバーに相談。パパっとやりとりができ、業務分担や対応もスピーディに行えます。チャットの特性として、「お疲れ様です」や「よろしくお願いいたします」の挨拶文は不要です

● 集中して取り組みたい作業があるときは「集中タイム」を宣言（カレンダーに記入）して、通知をオフ。会議中と同じ扱いになり、電話等はかけない・取り継がないルールなので、中断することなく、効率よく作業をやりきることができました。
※集中タイムとは：参考-1000社と見つけた100のアイデア「ただいま、集中タイム」-

● 作業に没頭しているとあっという間にオンライン会議の時間。弊社では全員のスケジュール管理にGoogle Calendarを利用しており、URLをクリックするだけで会議室にアクセスできます。

● コンサルティングも状況に応じてオンラインで実施。この日は働き方改革のチーム活動をサポートしました。オンラインの付箋共有ツールでメンバーの意見を集め、現在の状況や課題などを“見える化”。画面共有機能で資料を確認しながらスムーズに話が進みます。「やってみると、意外とオンラインでもできそうだ」と感じてもらえました！
グルーピングをしたい場合は付箋共有ツールGoogle Jamboard、出た意見にどのくらいの賛同があるのか見たい場合はカエル会議オンラインなど、使い分けをしています。

Google Jamboard▼

カエル会議オンライン▼

● 終業間際、「夜メール」で一日の仕事の実績を入力。長引いてしまった作業があったため改善したい旨を書くと、先輩から「明日付き合うよ」とコメントが。明日も頑張ろうという気持ちでPCを閉じました。

●吉田へのご質問・お問い合わせはこちら

【4】初めてのオンライン会議！事前にやっておくべきこと

オンライン会議本番の前に、まずは少人数でWeb会議ツールを試し、当日の状況をシミュレーションします。

たとえばZoomを使う場合、大人数のセミナーなどであれば「ブレイクアウトルーム」（ミーティング中に最大50チームに部屋を分ける設定。全体会議中にチームに分かれて話し合いたい場合などに便利）などの便利機能も活用したいところですが、日々のチーム内ミーティングなら最初からハードルをあげる必要はありません。

慣れるまでは、

• マイクやカメラのon/off
• チャットへの書き込み
• 資料の画面共有

などができれば十分なので、担当の方もまずはそのあたりを使いこなし、説明できるようにしておきましょう。

本番ではマニュアル通りにいかないことも出てきます。まずは実際に使ってみることで、作業や流れを「わかっている」から「できる」に変えておくことが重要です。また、使い方をサポートできる担当者が一人だけだと、何人か同時にトラブルが起きた場合に手が回らなくなるため、メンバー数名を巻き込んで事前の確認やシミュレーションを行い、頼れるようにしておきましょう。

【5】オンライン会議のために準備したい物品リスト

• オンライン会議に接続する通信機器、端末
• ウェブカメラ（カメラが付属していない端末の場合のみ）
• イヤホンマイク
  ※PCやスマートフォン本体のマイク・スピーカーは音質や音量が十分でなく、ノイズを拾いやすいことがあるため。最近は、スマートフォン購入時に付属するイヤホンマイクでも十分機能するものが多いようです。
• 画面共有する議事録や資料
  ※同時編集が可能なオンラインツールに会議と並行してログインする場合には、そのURLを会議室上のチャット等で共有できるようにしておくとスムーズです。
• 背景が映っても差し支えのない、ノイズの入りにくい場所
• 携帯電話
  ※接続できないメンバーをサポートするため、手元に準備しておきましょう！

【6】オンライン会議がスムーズに進む「成功ポイント」

オンラインで行う会議では、

× 反応がわかりにくいため不安から発言が長くなりがち
× 複数名が同時に発言すると聞き取りにくい／周囲の雑音が聞こえやすい
× 集中力を維持しにくい

といった課題が生まれます。そこをふまえて、成功のポイントをまとめました。

【7】進行担当者、必見！「よくある失敗と対処法」

・ひとりで担当してしまい、サポートが回りきらない
→メンバー数名と一緒に事前の確認やシミュレーションを行って、本番でも頼れるようにしておきましょう。

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・集中力がもたない
→オンラインでの会議は、長くて2時間と考えましょう。特に初回は疲労しがちなので1時間以内が望ましいです。それを超える場合は、1時間ごとに5分以上の休憩を入れましょう。

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・いきなり普段の100%に近い会議を進めようとする
→対面での通常会議に比べると、同じ時間内に話せる議題は初回なら1/3程度です。その後は実際のペースに合わせてボリュームを調整していきましょう。

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・初回の印象だけで、「オンライン会議はダメ」と決めつけてしまう
→初回はスムーズにいかないのが当たり前。1回目で失敗したからといって「オンラインではうまくいかない」と決めつけるのは厳禁です。「今日つまずいた点や各自の課題感を共有して、今後よりよい使い方を一緒に考えていきたい」という旨を最初に周知してから臨みましょう。初回の最終議題として「オンライン会議をやってみてよかったこと／課題に感じたこと」を設定し、出てきた解決策を次回検討していくのも有効です。

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・うまくいかない⇒担当者や会議システムのせい！と考える
→担当者にわからないことが多いと、メンバーも不安になります。事前にWeb会議ツールの使い方自体を少人数で確認・シミュレーションしておき、本番前には機能上できないことや、自分で設定できることなどをきちんと伝えます。また、「一人ひとりの慣れ」と「全員でより良い使い方を模索すること」で、今後さらなる有効活用を目指していきたい意向も共有しましょう。

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・メンバーの反応がない、盛り上がらない
→事前に、または初回の冒頭で「会議をスムーズに進行するため、普段の2倍くらいの反応をしてほしい」という話を伝えます。

というのも、話し手は聞き手の反応がないと、自分の話が伝わっているか、きちんと話せているかと不安になります（Web会議に限らず）。そうすると、話が長くなったり同じ内容を何度も繰り返したりして一層わかりにくくなるうえ、会議時間も長引く結果に。Web会議では画面越しでのコミュニケーションとなるため、聞き手の微妙な表情や小さな相槌は読み取れません。わかりやすいジェスチャーや普段の倍くらいの大きなリアクションを心掛けることが、スムーズな会議に直結するのです。

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・ノイズが多すぎて議論に集中できない
→発言者以外は、基本的に音声をミュートにしましょう。とくに参加人数が多い場合は、都度ミュートを解除して、まず名乗ってから話し出すようにしましょう。たとえば、「吉田です、私は〇〇だと思います」といった感じです。

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・オンライン会議ではふだんよりざっくばらんな意見が出しにくい
→意見を活発に出し合うために、会議ツールのチャット機能を活用しましょう。オンラインではどのタイミングで声を出して良いか分からないことがありますが、チャットなら自由に意見を書き込めて盛り上がります。 また、会議の場面だけでなく普段からビジネスチャットツールを活用し、雑談しやすい関係を作ることも、「どんな意見でも出してみよう」とオンラインでの会議で意見を出しやすくなるコツです。

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・会議の進捗がわかりにくく、本旨を見失う／話がまとまらなくなる
→メンバーで同時編集が可能なツールを活用したり、ファイルを画面共有しながら編集したりして、今「何について」「どの部分を」話しているかを“見える化”しましょう。担当者にはオンライン会議の進め方をサポートする役割が期待されますので、記録係はメンバーの誰かに依頼しておくのがベストです。