年に一度の『認定上級ドリミ』をオンライン開催！
−Web会議を成功させるコツ、お教えします−

新型コロナウィルスへの対応を優先させるべく、大勢が集う研修や会議は延期・中止を余儀なくされています。しかし、その内容によっては、顔を合わさずともオンラインで開催することが可能です。弊社では、つい先日、全国から多数のワーク・ライフバランスコンサルタントが顔を合わせる『認定上級ドリームミーティング（ドリミ）』を、急きょオンライン開催に切り替えて実施しました。その様子をご紹介しながら、Web会議の有効性・成功のポイントを考えてみたいと思います。

研修も会議もイベントも、「中止」ではなく「オンライン開催」を！

昨今さまざまなイベントが中止されている状況は致し方ないことです。しかし、関係者が準備を重ね、参加者も予定を空けて、労力と資金を費やしていた「その日」を延期・中止するには、多くの痛手を伴うのは言うまでもありません。

一方で、研修や講演など「参加者が同じ場所にいなくても開催できるもの」は多々あります。日々の会議や打ち合わせにしても、オンラインでの参加を「当たり前」にしておけば、今回のようなイレギュラーな状況下でも、何ら問題なく業務に邁進することができます。もちろん、大規模なイベントであったとしても、「話すこと」「聞くこと」「対話すること」が主眼の内容であれば、オンライン開催が可能なのです。

「オンラインだからこそ」のメリットを活かしながら

弊社にとって在宅勤務やWeb会議は当たり前。業務の大半をテレワークで行う社員もいるほどです。
※詳細は「何が必要？　成功させるポイントは？　いつでも誰でも、テレワーク」 の記事もご一読ください！

そのため、例年なら100人規模が一堂に会す『認定上級ドリミ』も開催日を変更せず、急きょオンラインに切り替えて、何の滞りもなく実施することができたのです。

実際に開催してみて、以下のようなメリットもありました。

■チャット機能の活用で綿密なやりとりが可能に！
対面での開催ならタイミングを見ながら双方向にやり取りできますが、オンライン開催の場合もチャット機能を活用することで同様のやり取りができます。随時参加者の反応や意見をチェックしながら進行できるため、今回の『認定上級ドリミ』でもリアル開催以上に密なコミュニケーションがはかれました。

具体的には、
・話者の発言中でも、チャット機能を利用すれば、参加者が意見や疑問を自由に投げかけることができる（会場でのセミナーなら、話者の発言中に参加者が質問することは現実的に不可能！）
・質疑応答の場面でも、挙手より心理的ハードルが下がり、より多くの質問が出される傾向が強い。質問数に合わせて質疑応答時間を調整することもできるため、スムーズなコミュニケーションが取りやすい。
といった、オンラインならではのメリットがあります。

■ラジオ形式で、「大いに盛り上がる、従来の楽しい雰囲気」をキープ
例年、ワイワイガヤガヤと楽しく進行する雰囲気を残すため、小室・大塚・工藤がラジオ番組でのトークのように掛け合いをする方式を採用。おかげで3人の少しくだけた日常会話もそのままお届けできて、大いに盛り上がり、対話も弾みました。

※なお、コンサルタントの松久晃士が「今こそテレワークを！ 在宅勤務を成功させるポイントとは？」という解説をまとめていますので、そちらも合わせて参考になさってみてください。

この機会に、オンラインでのイベントやWeb会議を始めませんか？

「顔を合わせて直接対話する」ことの大切さは、言うまでもありません。しかし、どんなときにも「全員が同じ場所に集う」ことを優先させてしまうと、どうしても非効率を生むのです。ことに今回のような大規模な感染症や、インフルエンザ、自然災害などで出社が難しい場合には、全員で集うことは実質的に不可能となります。

この機会に、テレワークやWeb会議、オンラインでのイベント開催などを前向きに、具体的に考えてみてはいかがでしょうか。働き方改革を進める上でも、チャットがいいのか、メールがいいのか、電話がいいのか、Web会議がいいのか、直接会った方がいいのかを時と場合によって使い分けながら業務にあたることは非常に有効です。

※弊社では、オンラインでの研修・講演も多数実施しています。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。また、「社内でテレワークを進めたい」「在宅勤務を成功させたい」などのご相談も随時お受けしております。

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文／山根かおり