社会福祉法人庄内厚生館様

大分県の福祉施設　社会福祉法人庄内厚生館で『朝メールドットコム』を活用！

働き方改革の取り組みの一環として朝メールドットコムを法人本部と事務局の事務員12名で導入された社会福祉法人庄内厚生館様。導入されてからの職場や取り組みを一緒にしているメンバーの変化と実際に導入される際の工夫について法人本部 経営企画室 室長 井尾太亮さん（以下：井尾）に株式会社ワーク・ライフバランスコンサルタント桜田（以下：WLB桜田）・村上（以下：WLB村上）がお話をうかがいました。

朝メールドットコムとは

WLB桜田：本日は朝メールドットコム（以降：朝メール／朝コム）を利用していただいてのお話をお伺い出来ればと思っています。まずは現在、庄内厚生館様では、どのようなメンバーが朝メールをご利用されていますか？法人本部のみなさまで使われていましたよね？

井尾：法人本部と事務局の事務員12名です。本部機能と事務局機能が今までは同じ事務所だったんですが、６月以降本部機能が別の場所に移ったので事務員同士のコミュニケーションをよりしっかりとりたいと思っていました。

WLB桜田：場所が離れていらしたということで、より一層コミュニケーションの部分で役立ったところがおありだったのではないでしょうか。

井尾：
そうですね。一番良かったのは、メンバーの予定が分かることです。たとえば事務員は銀行や郵便局など外出もが多かったりもするんですが「あの人はこの時間帯、何をしているのだな」というのが連絡しなくても確認できるんですよね。これまでは電話してみて、不在だと知るという感じだったので。

WLB桜田：空振りが少なくなったんですね。

朝メールドットコムを使えばチームメンバーのスケジュールを見えるかできると同時にコミュニケーションの活性化も期待できます。

社会福祉法人庄内厚生館 経営企画室　井尾さんが実感する朝メールドットコムの主な効果

WLB桜田：そもそも、今回どのような目的で朝メールを使ってくださったのでしょうか？

井尾：伊藤さん（法人本部長）から朝コムを使いましょうと声掛けがあったんです。予定の共有やコミュニケーション活性化、時間内容の分析、仕事の進め方や助け合いの促進を期待して。

WLB村上：「タイムマネジメントの観点や、予定の共有、分析」と仰っていましたが、なぜ伊藤さんは関心を持たれたのでしょう？何か課題感をお持ちだったのでしょうか。

井尾：やはりスケジュールをしっかり立てることと、管理者層がそれをしっかり把握しておかないといけないというのは課題としてはあったんじゃないかなと思いますね。いままでは、それぞれの事業所で、各自の担当の業務を期日までにこなしていました。一方で場所が違ったり、担当施設での仕事もあったりで全体の進行状況がなかなかわかりづらかった。

それが「今日、自分はここまでやっている」というところが見えたり、「今日はここまで進めたいと思います」とコメントを入れてくれたりするので、仕事の進捗が共有でき、見えやすくなったと思います。

WLB桜田：残業は元々少ないと伺っていますが、時間の使い方・中身の部分で何か変化したところはありますか？

井尾：スケジュールを立てるというところで自分が動きやすくなったのはあるんじゃないかなと思います。この時間にこれをしよう、この業務にはこれくらい時間を取るだろう（取れるだろう）と整理をしてから仕事に取り組めるので。計画を立てて優先順位を決めると動きやすくなりましたね。

WLB桜田：朝メールをつける上で何か工夫していたことはありますか？

井尾：スタートの段階でルールをきっちり作ったので、みんなちゃんと活用できていたと思う。「何時までに入れようね」とか「こういう内容を入れようね」などを伊藤が最初の段階で全体に伝えました。

WLB桜田：それはすごく大きなポイントですね！

井尾：以前使っていたことのあるメンバーもいたので、比較的上手に使えていたのではないかと思います。

WLB桜田：新卒の方のタイムマネジメントにも活用したとお伺いしていたかと思いますが、いかがでしたか？

井尾：「何をする」というのが見えるので、そこは良かった点じゃないかなと思います。「ここまでする予定だったけれど、どこまで進んでいるのか？」と報連相を待つだけではなく、こちらから聞きに行くことができるようになります。

WLB桜田：報告を待つだけではなく、リアルタイムで質問をしたり進捗の確認をしたり、軌道修正ができるようになったということですね。

WLB桜田：井尾さんご自身は、朝メールでどのような効果を得られたと感じていますか？

WLB桜田：個人的にはコミュニケーションのところが一番役に立ったかなと。残業を見直すうえでも良かったです。

朝メールドットコム導入時に工夫したポイント

WLB井尾：朝コムを運用する際、最初に「コメント機能を使いましょう」というルールを作ったんです。仕事のことだけでなく休日のことも書いたり、プライベートの事を発信したり。「メンバー同士でお互いにコメントをし合ったりするのも、やろうね」と決めてスタートしました。

WLB村上：コメントはいくつか私たちも拝見して、お子さんが発熱したとか休日に関してなど、確かにプライベートなことも書いていましたね。以前と比べ、メンバーについて新しく知る一面もありましたか？

井尾：朝メールきっかけで、そこから会話が生まれることはありましたね。わざわざ口頭では言わないことも、（朝コムに）書いてあると、共通の話題があったら話が膨らみますよね。

WLB桜田：そうですよね、普段言わないようなことも、書いてあると「朝メールを見たんだけど」といった会話が、朝メールの外で発生するんですよね。

特に嬉しかったやりとり・印象に残ったやりとりは？

井尾：ちょっとした感謝の気持ちを伝えられたのは、よかったかな。先ほどもありましたが、わざわざ言わないことでも、手軽に「今日の〇〇の件、ありがとうね」みたいな感じで（コメントを）打てたので。

WLB桜田：なるほど。ちょっとした感謝の気持ちを伝えられたのですね。逆に朝メールを導入していただく際に、難しかったことはありますか。

井尾：どの項目にどの業務を入れるかという点ですね。項目の編集の仕方だと思うので、こっちの使い方の問題だと思うんですけど。あと、朝メールは9時までにつけましょうとしているんですが、ある部署の事務員は朝、利用者さんのお出迎えの時間があるので、どうしても9時までにはできないということも。部署や、それぞれの違いによってなかなかうまくいかなかい…というのはあったのかな。

WLB桜田：なるほど。最大限活用するところでいうと、やはりコメントをもらったりすると嬉しいと思うのですけれど。

井尾：はい。今日のコメントとかは多分すぐ見られると思うんですけど、昨日のコメントを見るだとか昨日のコメントを返したり、という操作はこういったツールに慣れていない人はちょっと難しいのかな。

WLB桜田：管理職の方がなるべく積極的にコメントするように、というルールだったのですよね。やっぱりそれがスタートするときに本当に大事だなと思いました。他にも、導入時にうまくいくための工夫があればお聞きしたいのですが。

井尾：そうですね。事務員に関しては、1人1台パソコンがあり、普段からパソコンで仕事しているので、それほどハードルはなかったです。やはりルールと、ある程度みんな勤務時間が共通しているので、朝誰かが入れているのを見て「あ、入れようか」みたいな雰囲気になりますね。そういった点では事務員なので、やりやすかったっていうのもあるとは思います。

WLB桜田：当社のサポート面では、いかがでしたでしょうか？

井尾：（導入時に）わかりやすくご説明いただいたので、みんな操作面などはやりやすかったんじゃないかなと思います。

WLB桜田：ありがとうございます。皆さんに参加いただいて、一緒に（朝メールの）入力の仕方などをご理解いただいたというのも大きかったのですね。

井尾：きっとそうですね。朝メールを使って自分がどうやって仕事しているかを見えるようにすることは、PDCAを回す助けになるのでのとても大事だと思いますし、やっぱりこの（働き方改革の）活動をしてきて、良かったというのが一番大きいのかなと感じています。

WLB村上：本日お話をお伺いし、福祉業界で朝コムをとても上手に活用されている、ということが改めてわかりました。本当にお忙しい中お時間ありがとうございました。