株式会社タチエス様

カエル会議オンラインを活用し、時間を意識した効率的なディスカッションを実現

株式会社タチエス様は、国内でも数少ない独立系の自動車シートメーカーとして開発・製造・販売を行う企業。2020年から株式会社ワーク・ライフバランスの働き方改革コンサルティングを導入され、同時にカエル会議オンラインの利用を開始されました。コロナ禍でもオンラインで活発なディスカッションができるようになり、効率的なミーティングを行うことで働き方改革の成果にもつなげているとのことです。株式会社タチエス　働き方改革推進室の内山様に、カエル会議オンラインのメリットや、活用したことによる社内の変化についてお話を伺いました。

カエル会議を導入して変わったこと

Ｑ：御社では、いつからカエル会議を始められたのでしょうか？

株式会社タチエス内山様（以下、内山）：2020年4月、御社のコンサルティングを依頼させていただいたことをきっかけにカエル会議もスタートしました。それ以前に、御社に管理職向けの研修を実施いただいたこともあるので、カエル会議というものを知ってはいたのですが、本格的に取組み始めたのがこのタイミングでした。

コンサルティングを受ける中でカエル会議について学んで実践したり、それと並行して御社の養成講座を受講もしたりして、徐々にカエル会議の手法やポイントを習得していくことができました。その後、カエル会議を全社へ展開し、現在は各部署・各チームでカエル会議を行っています。

付箋ワークを使ってのカエル会議の様子

Ｑ：カエル会議を行うようになって感じた変化はありますか？

内山：思いを共有することの大切さに多くの人が気付いたことです。カエル会議を行うようになり、メンバーの思いや考えを知る機会ができ、知る手段ができました。お互いの思いを知ることの楽しさや大切さに気付いたことで、日々のコミュニケーションが増えていったと感じています。

今まで、職場のメンバーと「ありたい姿」や「ゴール」を話したり考えたりした経験がなかったのですが、ディスカッションを通じて「自分たちはどうなりたいのか」をお互いに共有できたことも大きかったです。ありたい姿を達成するために取り組んでいく中で、振り返りの大切さにも改めて気づくことができました。

Ｑ：カエル会議がよいきっかけになったということですね。

内山：はい。付箋ワークの方法を学び、「付箋を使えばこんなに思いを共有しやすいのか」と知ったのも大きな収穫でした。今では社内の誰もが付箋ワークを普通にできる状態になっていて、日常でも活用しています。他には、社内の雰囲気が良くなってきていたり、自分たちも少しずつ成長してきているかも？と実感できるような効果も感じています。

当初は働き方改革に懐疑的な雰囲気もありましたが、今では「働き方や意識を変えていくことが必要」の認識が定着しています。今後、労働時間などの数字にも変化が出てくれば、さらに効果を実感できる！と楽しみです。

カエル会議を定着・継続させるために必要なこと

Ｑ：カエル会議を浸透させるにあたって、社内の周知で工夫された点についてお聞かせください。

内山：カエル会議はトップダウンで思いを共有する場ではなく、フラットな立場で思いを共有する場だと考えています。自分たちの日常をより良く変えていくために、共に働く仲間と思いを共有する取り組みです。「自分たちのために、楽しみながら取り組む」ことを目指して、社内の一人ひとりが取組みについて理解を深め、楽しさを実感できるよう、現在も日々、あれやこれや考えたり悩んだりしながらがんばっています。

具体的な手段のひとつとして、適宜、体験会のようなものを開き、みんなで一緒にやってみて体験しながら身に付けて行く、という機会も作ってきました。いつか、自然に変革を楽しめるようになっていけるといいなと思いながら、取組みを継続中です。

Ｑ：細やかなケアをされながら、定着を図ってこられたわけですね。今後カエル会議を継続するために、どのような工夫を考えていますか？

内山：社内ではまだ、取組み度合いにばらつきがあります。主体的に積極的に取組んでいるチームもあれば、まだそこまでは到達できてないチームもあります。「自分たちのために、楽しみながら取り組む」を体現していくために、まずこの取り組みを会社の仕組みとして取り入れることを行いました。

そのうえで、頑張ったチームへの褒賞や表彰などを行い、「やってよかった！」の声をどれだけ増やしていけるか、チャレンジしています。良い事例などを発表する機会も設け、社内での「やってよかった！」の輪の拡大とアイデアや共感の循環を図っています。

Ｑ：カエル会議を通じて、これから会社がどう変わっていくことを期待されますか？

内山：共に働く仲間との相互理解が深まり、協働することが普通になっていくといいなぁと思います。社内全体が“チームとして成果を高めていこう！”ってお互いに切磋琢磨しながら成果を出すことを楽しめるようになると、最高です。

自分たちの貢献が会社の利益や儲けに繋がっていることを実感でき、「さらに学びたい！成長したい！」と自己成長に励み、仕事もプライベートも充実した毎日を過ごせている状態になれば、とっても楽しいなって思います。

カエル会議オンラインを使ってみて良かった機能

Ｑ：それではカエル会議オンラインについてお伺いします。カエル会議オンラインはいつから、どの部門で利用されているのでしょうか？

内山：カエル会議オンラインは、私たち働き方改革推進室が御社のコンサルタントを受けるタイミングで初めて利用しました。初めは操作などに戸惑うこともありましたが、使い方に慣れていくと、ディスカッションする時などにとても使いやすいと感じました。私たち自身が良いと感じた体験から、製品開発部製品開発課がカエル会議をスタートするタイミングでこのカエル会議オンラインを紹介し、そちらでも利用を開始しました。両部署では、現在も継続して使っています。

カエル会議オンラインを活用する効果としては、ディスカッションの質が上がったと感じています。コロナ禍においてオンラインでのディスカッションも増える中、どんな状況でも、メンバー全員が意見や思いを出しやすい環境を作ることができ、とても良いと感じています。多人数でのディスカッションでは意見が出なかったりすることも多々ありましたが、これを導入して以来、そういうシーンは減ったように感じています。

その他にも、事前にミーティングのアジェンダを作成して参加メンバー全員に共有することもできたり、ディスカッションする時間を設定してカウントダウンしながらディスカッションをすることができたり、時間を意識した効率的なミーティングにも繋がっています。

Ｑ：特に気に入っている使い方や機能はありますか？

内山：みんなで同時に意見を出し合い、お互いの意見に「イイねっ👍」をし合えたり、ミーティングした内容がそのまま議事録になり、すぐにPDF化できたり、チーム内でも好評です。過去からのミーティング記録が時系列に保存されていくので、現在までの流れをいつでも誰でも見返したりできて、それもいいなぁと感じています。

※カエル会議オンラインデモ画面　意見に「いいね」ができたり、決定事項としての登録が可能です

また、グルーピングで意見のカテゴリー分けができる、タイマーで会議の進行管理ができる、「イイねっ👍」を使って意見に対するメンバーの共感具合が見やすい、といったところも使い勝手の良さにつながっていると思います。匿名性がある中で、自分が本当にいいと思った意見を評価したり、伝えたいことを伝えたりすることもでき、心理的安全性を確保しながらディスカッションができる良いツールだと感じています。

今後、スケジュールでタスク管理や進捗確認ができる機能なども活用していきたいと考えています。

※カエル会議オンラインデモホーム画面…カエル会議の設定や一覧、開催後の会議の内容をPDF化もできます

あらゆる会議のシーンに対応するカエル会議オンライン

Ｑ：利用のシーンを教えていただきたいのですが、例えば、オンラインのときのみ利用されるのか、オンラインと対面のハイブリッドのとき、対面だけのときも利用されるのかといった点はいかがでしょうか。

内山：すべてのケースで利用しています。フルオンラインで行うときもありますし、出社している人だけ同じ部屋で参加しながらオンライン主体で行うこともあります。全員が対面で行う場合も、プロジェクター代わりにTeamsで画面を共有しながら進めています。

Ｑ：なるほど。お一人お一人がパソコンを持ち込んで参加されているわけですね。

内山：はい、そうです。カエル会議オンラインは会議の記録をすべて保存しておけるので、議事録を残しておくという目的で基本的にどのシチュエーションでもカエル会議オンラインを利用しています。

WLB：いろいろお聞かせくださり、ありがとうございました。

担当コンサルタント

• 桜田陽子
• 新井セラ
• インタビュアー：工藤真由美