株式会社音成印刷

手書きの日報に代わるシステムを探していた

WLB：まずは「朝メール」を導入されたきっかけからお聞かせください。

音成社長：もともと弊社では30年近く手書きの日報を管理してきました。 手書きの日報の良さは、文字の微妙な違いから本人のコンディションが伝わることにあります。毎日見続けていると「今日は忙しかったのかな」「今日は何かあったんだろうか」というのがわかるんです。 けれども、弊社にはグループ会社が3社あり、私の手元に日報が共有されるまでに数日から1週間近くかかります。そのせいで、重大な報告を後で知ることになり、対応が後手に回ることがしばしば起きていました。 また、日報は管理者だけが見るので、スタッフ間でお互いどんな仕事をしていて、どうして帰りが遅くなったのかといったことがブラックボックス化していました。そこで、手書きの日報に代わるシステムを探していたんです。 いろいろなシステムを試してはいましたが、無料体験で使うだけでは使い勝手が十分にわかりません。そんな折、佐賀県の「令和4年度　次世代働き方改革モデル実践事業」にエントリーすることになり、その期間はワーク・ライフバランスさんが提供している「朝メール」を無料で利用できると知り、使ってみたという経緯です。

▲手書きの日報

▲「朝メールドットコム®」画面

必要な資料をそろえ、経営会議に提案

WLB：御社ではいきなり導入されず、準備に時間をかけて導入を進められましたね。

音成社長：私自身が「朝メール」を実際に使ってみて、弊社の日報との親和性の高さを感じたのですが、長年続けてきた文化を変えるのはインパクトがあることなので、丁寧に進める必要があると考えていました。 まずは、試しに何人かのスタッフに使ってもらい、使い心地をヒアリングしました。そこで挙げられたメリットとデメリットを検証結果にまとめました。

WLB：どのような感想が上がったのでしょうか。

江口さん：一部の部署では予定の共有にGoogleカレンダーを使用していたので、それと比較して「この機能がない」という声は出ました。

音成社長：そこについては役割の明確化をしました。つまり「朝メール」はあくまで日報の電子化であり、日報の情報共有という役割に絞り、Googleカレンダーでの予定管理との使い分けを図ろうと考えました。 このようにメリットやデメリット、導入の意義などをすべて資料にまとめた上で、経営会議で提案を行いました。

WLB：経営会議で提案されたときの社内の反応はいかがでしたか？

音成社長：率直に申し上げると、紛糾しました。最初に提案したときは「何言っているの？」「今のままででもいいのに、どうしてコストをかけるの？」という反応でした。やはり長くやっていることを変えるというのは、パワーがいる仕事だと感じました。

丁寧にサポートをしながら導入を実現

WLB桜田：どのような点を不安視されたのでしょうか？

音成社長：特に「工場はどうするの？」という声が大きかったですね。「１人１台パソコンがない」という声に対しては「スマホで使えるから大丈夫」、「ネット環境はどうするの？」という声に対しては「Wi-Fi環境を整備します」といった具合に、１つひとつ不安を解消していき、最終的には全社的なコンセンサスを得た上で導入することができました。 導入が決まったあとも、工場でスタッフと一緒に画面を見ながら登録してもらうところからサポートを行い、１か月間のトライアル期間を設け、慣れた人から移行してもらうことにしました。

江口さん：実際に使い始めてから使い方に不明点が生じた人には、個別に説明を行いながら乗り換えを進めました。

音成社長：そもそも完璧なシステムはないですし、完全に弊社用にカスタマイズしたシステムを求めるのも無理があります。ですから「とりあえず始めてみよう。問題があったらやめよう」というスタンスでスタートしたという感じです。

お互いの存在が身近になった

WLB：導入後の反応はいかがでしょうか？

音成社長：今のところ、これといった不満は出ていません。誰が残業するのかも一目瞭然ですし、報告のタイムラグもなくなりました。何か不測の事態が起きても、次の日にすぐに対処できます。 例えば、私が出張先で帰社できない場合も、出先から「朝メール」を閲覧できて、ハンコの代わりに「いいね」ボタンを押せるというのは、手書きの日報を使っていたときには考えられなかったことです。 これまでは65人分の報告書を見てハンコを押すのに30分近くかかっていましたが、今では10分足らずで見られるようになっています。

WLB：社員の皆さんとのコミュニケーションにも変化がありましたか？

音成社長：例えば、スタッフが何か発信したことについて、すぐに読んで「こんなことを書いていたね」と言うのと、２〜３日経ってからリアクションをするのとでは、全然コミュニケーションの意味合いが違います。コミュニケーションがとりやすくなったのを感じています。

江口さん：上司の方々が私たちの発信をきちんとチェックしてくれていることが伝わるようになりました。以前は、日報に何か書いても、ほとんど伝わらないと割り切っている部分がありました。日報に書いたことを、改めて一から説明しなければならないことが多かったんです。 「朝メール」が導入されてからは、「ああその件ね」と、上司とすぐに話が通じるようになったので、「ちゃんと見てくれているんだ」と実感しました。

音成社長：これまでの日報では、職場内で横の情報共有はできていませんでした。雰囲気的に「忙しそう」というのはわかっても、「どんな仕事をして残業しているか」はわからなかったわけです。 「朝メール」を導入したことで、「今日は工場だけ残っている」「制作は慢性的に忙しい」といったことがパッと見でわかるようになり、お互いの存在が身近になったように思います。

▲「朝コム」では、業務予定や実績の登録の他ほかに、それぞれコメントを入れられる

「朝メール」導入で時間の効率化が実現

WLB：当初、懸念されていた工場での反応はいかがでしたか？

音成社長：実は帰るのがとても早くなりました！　それまで日報を書くのに30分ぐらい時間がかかっていました。日報のために残業をする人もいたくらいです。 自分が1日やったことを思い出しながら書かなければいけなかったり、伝票を見返して確認するのが面倒だったりしたのですが、今では50代のベテランも５分〜10分程度で入力して退社しています。

WLB：丁寧に導入を進められた甲斐がありましたね。

音成社長：新しいことに対する漠然とした抵抗はあっても、みんな普通にスマホは使っているわけですから、デジタル入力ができないわけではないんです。皆にとってやりやすい方法を模索しながら導入したので、納得感が大きかったと思っています。

WLB：最後に「朝メール」の導入を検討されている方に向けて、メッセージをお願いします。

江口さん：まだ使い始めたばかりですが、少なくとも紙の日報を使っている方は、絶対に変えたほうがいいと思います。情報がリアルタイムで共有できますし、カスタマイズしていけば入力も早くなり、どんどん使い勝手が良くなっていくと思います。

音成社長：マネジメントをする立場からいうと、「何に時間を使ったか」の実績が見えるのは非常に大きいですね。入力した項目を集計して分析できるというのは、非常に便利な機能ですし、これから最大限活用していこうと考えています。 スタッフが「今日1日何をしたのか」「どんなことで困ったか」といったことがリアルタイムで見られるので、日報をデイリーで管理している会社さんには、おすすめしたいシステムだと思います。

WLB：65人の社員の方の日報にかかる時間、平均30分から1/3の時間ですむようになったとすると、会社全体として年間で約4,300時間生まれたことになりますね！「朝メール」を活用した日報の電子化を実現し、時間とコミュニケーションの変化が生まれた、という貴重なご意見をありがとうございました。