Case Study

大阪府四條畷市役所 子ども政策課様

業務量が多くても属人化の解消に成功!
市役所で働き方改革に取り組んだ担当者様インタビュー(2ページ目)

自由に意見を出し合えた「ふせん会議」

松尾:やりやすいところから取り組んで、成功体験を積んだことで、難しいと思われたこともどんどんクリアしている印象を受けました。

溝口課長:はじめは「仕事の属人化を解消するなんて、絶対無理や」と思ってたんですよ。子ども政策課はもともと忙しくて、有名な課なんです。属人化を解消しようと思ったら、人を増やすことぐらいしか思いつかなくて、それなら取り組めることってないよね、というのが共通認識でしたから。

松尾:小さいことでも自主的に取り組むことで、変わっていったわけですね。

溝口課長:「ふせん会議」が良かったかな、と思います。うちは、気をつかって積極的に発言する人が少ないですけど、逆を言うと、人の意見を尊重して、じっくり考えて発言することが多い。

その点、ふせん会議は考える時間もあるし、いろいろ意見を出せるし、他人の意見にも流されないというメリットがあったので、そこが良かったですね。ふせん会議をすると、私とは反対の意見も普通に出てくるんです。あれは、いつもの会議では絶対出ないと思います。

松尾:市長も、ふせん会議は、働き方改革だけではなくて、普段の業務の中でも使えそうとおっしゃっていました。

溝口課長:そうですね。特に市民とか、行政以外の方と会議するときは、すごく効果を発揮するんじゃないかと思います。バラバラな意見が出ても、ある程度グルーピングしたらまとまりますからね。

「属人化は解消できる」という共通認識

松尾:今、取組みを振り返って、課内がどのように変わったとお感じですか?

溝口課長コミュニケーションが明らかに変わりました。自分の仕事の状況を発信できるようになり、共有できることの安心感が生まれたと、みんなも言っていました。

そして、他の人のことを考えるようになったようです。今までは業務が属人化していて、他の人のことを意識する余裕もない状態でしたが、ちゃんと意識できるようになった、と。

松尾:普段の仕事の中でもコミュニケーションが生まれているんですね。

溝口課長:そうですね。例えば子ども政策課って担当等によってデスクの配置が二つに分かれているんですけど、出張などが重なって一方のデスクが一人だけになったりしたとき、誰かがそちらに移動して電話にも出る、といった行動が自然にできている。それには私も感動しました。

松尾:最初は業務量が多すぎて無理だと思っていたのに小さいことから結果を出して、「属人化は解消できる」という共通認識ができたのはすごいことだと思います。

溝口課長:そんなに強い反対意見を言う人がいなかったのが、救いかもしれません。最初は嫌々ながらもついてきてくれたのが、よかったのかなと思います。

松尾:それはある程度溝口さんが主導されたのですか?

溝口課長:そうしようと思ったんですが、ただ、私が言っても反発があるとおもったので言うのを我慢して、主任(現場リーダー)に任せました。カエル会議は主任が全部仕切ってくれたのが、すごくありがたかったですね。

これから取り組む人へのアドバイス

松尾:今後、どのような取組みをお考えでしょうか。

溝口課長:継続的にカエル会議を進めて、取組みの検証をしていきたいと思います。実は残された課題は、私自身の残業がもう少し減らせるんじゃないか、ということなんです。その辺りは、組織への働きかけも必要ですけど、まずうちの課でできることを探っていく必要があると思います。

まず、カエル会議で「課長の残業を減らすにはどうしたらいいか」について、みんなにアイデアをもらおうかな、と(笑)。この取組みを通じて、自分自身も助けを求めてみようという意識改革ができましたから。

松尾:溝口さんがそう思えるように変わられたのはとても素晴らしいですね。管理職のイメージも変わっていくと思います。皆さんから良い意見が出てきそうですね。

溝口課長:そうですね。それを期待しています。

松尾:これから取組みを始める方に、ぜひアドバイスをお願いします。

溝口課長:トップダウンで「これをやりなさい」と言うと、失敗すると思います。チームによって合う取組み、合わない取組みがあるので、意見を聞いた上で進めていくことが大事かなと思います。きっちりと議論して、考えて、進めていったら、うまくいくんじゃないかなと、私の経験では思います。

松尾:素晴らしい成果を出していただき、私たちも本当にうれしいです。ありがとうございました。

室池

・自然に親しみながらスポーツ、レクリエーション、学習等を行うことができる近郊都市の自然公園です。

・四季折々の草花や多様な動物、アスレチックやスポーツ施設等、府民の憩いの場として親しまれています。

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担当コンサルタント

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