Case Study

大阪府四條畷市役所 子ども政策課様

業務量が多くても属人化の解消に成功!
市役所で働き方改革に取り組んだ担当者様インタビュー

大阪府四條畷市役所で働き方改革に取り組まれた子ども政策課の溝口課長に、弊社コンサルタント・松尾羽衣子がお話を伺いました。

困難な課だからこそモデル課になってヒーローに!

松尾:溝口さんは、最初から前向きに取組みをやってみたいとおっしゃっていました。どういう思いがありましたか?

溝口課長:実は当初、子ども政策課は業務量が多いし、複雑だし、新しい取組みをする余力がないということで、お断りさせてもらっていたんです。そんな中、副市長から直接お話がありまして、「困難だと思われる課だからこそ、ぜひモデル課になってヒーローになってほしい」と期待を伝えてもらいました。

松尾:副市長にそう言われ、その期待に応えようと?

溝口課長:私自身、ずっと興味はあったんです。現状の業務量の多さに対して、「なんとかせなあかん」と思っていたので、ダメ元でこの取組みにすがってみよう、と。だから、やるからには全力でとことんやりたいと思いました。

取組みに消極的だったメンバーを前向きにするために

松尾:モデル課になったと聞いたとき、メンバーの方の反応はどうでした?

溝口課長:最初は「仕事が増えてしまうの?」という感じでした。キックオフで、「朝夜メール」と「カエル会議」に取り組むと聞いたときも、「いろいろやらされて、成果が出なかったら、最後は自分らの責任になってしまうのかな」という反応だったので、前向きにするのが大変でした。

松尾:どういうお声掛けをされましたか?

溝口課長:とりあえず課でできることをやってみよう、と。自分たちの課は業務量も多く、大変だと周りからも言われていますが、ただ「大変だ」と言うだけでは説得力がない。だから、努力してできることはやり、その上で課題を洗い出してから周りにも伝えていこうと話しました。

松尾:取り組み始めたときは、私たちが定例会でお伺いしていても、「自分たちにはできなさそうだ」という雰囲気があると感じました。ただ、月に1回お会いするたびに皆さんが変わっていて、「これをやってみた」「これもできそう」「これもやってみよう」といったことが出てきていました。

改革を順調に進めるための「三つの取り決め」

溝口課長:無理なことや負担になることはしない、自分のためにやる、そのうえでチームのためにできることがあればやってみる、という三つの取り決めをしたのが大きかったんです。

その取り決めを外れ、無理や負担を感じてしまうと、働き方改革の取組みじゃなくて、仕事になってしまう。「働き方改革で仕事増やしてどうするねん」と。

今までは何かやろうとしても、やらされ感が非常に大きかったんですね。でも、カエル会議の中でいろいろ意見を出し合って、意見が取り入れられて実現して、それが負担軽減につながって自分に返ってくる。その成功体験を繰り返すことで、メンバーがどんどん前向きになっていきました。

あとは、三つの取り決めのもと、取り組み始めたことでも、やりにくければやり方を変えたり、やめるという決断をしたことが非常に大きかったと思います。課のみんなも「やめていいんや」と意識が変わりました。

松尾:増やすだけじゃなくて、やめていいというのは勇気のある判断をされましたね。

「しんどい」という意見を機に自分たちにより合う形を検討

松尾:朝夜メールのやりかたを変えた決断はどのようにされたのですか?

溝口課長:カエル会議の中で「しんどい」という意見が出ました。ただ、朝夜メールの振り返りをしてみると、いいところがあったんです。「他の人の仕事の内容、忙しさがわかる」「自分と関わりのある人の朝夜メールは参考にできる」「時間の感覚が身につき、時間を効率的に使えるようになった」など。

だから、自分たちにより合う形でその良さを活かそうと考えました。例えば、朝礼で自分の今日の仕事、昨日の報告を言い合うとか、「忙しさ管理表」を作って他の人の忙しさを把握するという取組みにつながりました。

松尾:管理表は色分けをして星を付けるなど、使い方が非常にお上手だと思いました。

溝口課長:一個一個、カエル会議で検証して発展させていったのです。例えば「忙しさは自分からはアピールしにくい」という声が出て、それについて話し合いました。最終的には、忙しさの基準を決めるのもいいけれど、人によって感覚は違うから、自分の感覚で決めていいんじゃないか、と。

お互いにコミュニケーションが取りやすくなっていたので、そんな意見も出し合えました。このように定期的に検証していくことは意識していますね。

自由に意見を出し合えた「ふせん会議」

松尾:やりやすいところから取り組んで、成功体験を積んだことで、難しいと思われたこともどんどんクリアしている印象を受けました。

溝口課長:はじめは「仕事の属人化を解消するなんて、絶対無理や」と思ってたんですよ。子ども政策課はもともと忙しくて、有名な課なんです。属人化を解消しようと思ったら、人を増やすことぐらいしか思いつかなくて、それなら取り組めることってないよね、というのが共通認識でしたから。

松尾:小さいことでも自主的に取り組むことで、変わっていったわけですね。

溝口課長:「ふせん会議」が良かったかな、と思います。うちは、気をつかって積極的に発言する人が少ないですけど、逆を言うと、人の意見を尊重して、じっくり考えて発言することが多い。

その点、ふせん会議は考える時間もあるし、いろいろ意見を出せるし、他人の意見にも流されないというメリットがあったので、そこが良かったですね。ふせん会議をすると、私とは反対の意見も普通に出てくるんです。あれは、いつもの会議では絶対出ないと思います。

松尾:市長も、ふせん会議は、働き方改革だけではなくて、普段の業務の中でも使えそうとおっしゃっていました。

溝口課長:そうですね。特に市民とか、行政以外の方と会議するときは、すごく効果を発揮するんじゃないかと思います。バラバラな意見が出ても、ある程度グルーピングしたらまとまりますからね。

「属人化は解消できる」という共通認識

松尾:今、取組みを振り返って、課内がどのように変わったとお感じですか?

溝口課長コミュニケーションが明らかに変わりました。自分の仕事の状況を発信できるようになり、共有できることの安心感が生まれたと、みんなも言っていました。

そして、他の人のことを考えるようになったようです。今までは業務が属人化していて、他の人のことを意識する余裕もない状態でしたが、ちゃんと意識できるようになった、と。

松尾:普段の仕事の中でもコミュニケーションが生まれているんですね。

溝口課長:そうですね。例えば子ども政策課って担当等によってデスクの配置が二つに分かれているんですけど、出張などが重なって一方のデスクが一人だけになったりしたとき、誰かがそちらに移動して電話にも出る、といった行動が自然にできている。それには私も感動しました。

松尾:最初は業務量が多すぎて無理だと思っていたのに小さいことから結果を出して、「属人化は解消できる」という共通認識ができたのはすごいことだと思います。

溝口課長:そんなに強い反対意見を言う人がいなかったのが、救いかもしれません。最初は嫌々ながらもついてきてくれたのが、よかったのかなと思います。

松尾:それはある程度溝口さんが主導されたのですか?

溝口課長:そうしようと思ったんですが、ただ、私が言っても反発があるとおもったので言うのを我慢して、主任(現場リーダー)に任せました。カエル会議は主任が全部仕切ってくれたのが、すごくありがたかったですね。

これから取り組む人へのアドバイス

松尾:今後、どのような取組みをお考えでしょうか。

溝口課長:継続的にカエル会議を進めて、取組みの検証をしていきたいと思います。実は残された課題は、私自身の残業がもう少し減らせるんじゃないか、ということなんです。その辺りは、組織への働きかけも必要ですけど、まずうちの課でできることを探っていく必要があると思います。

まず、カエル会議で「課長の残業を減らすにはどうしたらいいか」について、みんなにアイデアをもらおうかな、と(笑)。この取組みを通じて、自分自身も助けを求めてみようという意識改革ができましたから。

松尾:溝口さんがそう思えるように変わられたのはとても素晴らしいですね。管理職のイメージも変わっていくと思います。皆さんから良い意見が出てきそうですね。

溝口課長:そうですね。それを期待しています。

松尾:これから取組みを始める方に、ぜひアドバイスをお願いします。

溝口課長:トップダウンで「これをやりなさい」と言うと、失敗すると思います。チームによって合う取組み、合わない取組みがあるので、意見を聞いた上で進めていくことが大事かなと思います。きっちりと議論して、考えて、進めていったら、うまくいくんじゃないかなと、私の経験では思います。

松尾:素晴らしい成果を出していただき、私たちも本当にうれしいです。ありがとうございました。

室池

・自然に親しみながらスポーツ、レクリエーション、学習等を行うことができる近郊都市の自然公園です。

・四季折々の草花や多様な動物、アスレチックやスポーツ施設等、府民の憩いの場として親しまれています。

担当コンサルタント

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